Der Prozesskompass ist ein strukturiertes Vorgehensmodell, mit dem REcentric Organisationen dabei unterstützt, ihre Prozesse transparent, nachvollziehbar und steuerbar zu machen. Er dient dazu, bestehende Abläufe systematisch zu erfassen, Zusammenhänge sichtbar zu machen und eine gemeinsame Grundlage für Weiterentwicklung, Digitalisierung oder Systemeinführungen zu schaffen.

Im Rahmen des Prozesskompasses betrachtet REcentric acht zentrale Standardprozesse der Wohnungswirtschaft. Diese Prozesse wurden auf Basis langjähriger Projekterfahrung definiert, da sie sich in der Praxis als besonders entscheidend für Stabilität, Effizienz und Systemunterstützung erwiesen haben. Sie bilden einen verlässlichen Rahmen, um die Prozesslandschaft strukturiert zu erfassen und vergleichbar zu machen.

Im Mittelpunkt steht dabei nicht die detaillierte Modellierung einzelner Arbeitsschritte, sondern die übergreifende Prozesslogik: Wie greifen die Prozesse ineinander? Wo entstehen Brüche, Mehrfacharbeiten oder Unklarheiten? Der Prozesskompass hilft, diese Zusammenhänge sichtbar zu machen und Prioritäten abzuleiten.

Der Ansatz ist praxisnah angelegt und berücksichtigt organisatorische ebenso wie technische Rahmenbedingungen. So entsteht ein belastbares Gesamtbild der Prozesslandschaft, das als Orientierung für weitere Entscheidungen dient – unabhängig davon, ob es um ERP-Einführungen, Organisationsanpassungen oder die gezielte Optimierung einzelner Bereiche geht.

Der Prozesskompass startet mit einem gemeinsamen Auftakt mit der Führungsebene. In diesem Rahmen werden aus Managementsicht die Stärken, Herausforderungen und Besonderheiten des Unternehmens betrachtet – etwa in Bezug auf Organisation, Abteilungen, regionale Strukturen oder aktuelle Veränderungsthemen. Dieser Schritt dient dazu, den fachlichen und strategischen Kontext zu verstehen und Schwerpunkte für die weitere Analyse zu setzen.

Anschließend erfolgen strukturierte Interviews mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern. Diese Gespräche finden bewusst ohne Führungskräfte statt und orientieren sich am tatsächlichen Arbeitsalltag. Die Abläufe werden direkt im jeweiligen System betrachtet und erläutert, um ein realistisches Bild der gelebten Prozesse, Schnittstellen und Umgehungslösungen zu erhalten. So entsteht eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse, Organisation und Systemnutzung.

Im Verlauf der Analyse werden kurzfristig umsetzbare Verbesserungen, sogenannte Quick Wins, direkt adressiert und – sofern möglich – unmittelbar umgesetzt. Umfangreichere Optimierungspotenziale werden dokumentiert, strukturiert und fachlich bewertet.

Den Abschluss bildet eine Ergebnispräsentation, in der die Analyseergebnisse sowie konkrete Vorschläge zur Weiterentwicklung der Prozesse vorgestellt werden. Auf dieser Basis kann das Unternehmen entscheiden, welche Maßnahmen eigenständig umgesetzt werden und bei welchen Themen eine weitere Begleitung durch REcentric sinnvoll und gewünscht ist.

Im Rahmen des Prozesskompasses analysiert REcentric acht zentrale Standardprozesse der Wohnungswirtschaft. Diese Prozesse bilden die wesentlichen Abläufe entlang der wohnungswirtschaftlichen Wertschöpfung ab und wurden auf Basis langjähriger Projekterfahrung definiert. Ziel ist es, ein vollständiges und zugleich strukturiertes Bild der Prozesslandschaft zu erhalten.

Die acht betrachteten Prozesse sind:

Vermietung und Vermarktung

Betrachtet wird der gesamte Prozess von der Kündigung eines Mietverhältnisses über die Wiedervermietung bis zum Abschluss neuer Mietverträge. Dazu zählen unter anderem Angebotsprozesse, Interessentenmanagement, Vertragsgestaltung sowie die systemgestützte Abbildung dieser Abläufe.

Forderungsmanagement

Analyse der Prozesse rund um Zahlungseingänge, Mahnwesen, Ratenvereinbarungen sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen.

Betriebs- und Heizkostenmanagement

Fokus auf Abrechnungsprozesse, Datenflüsse, Dienstleisteranbindung sowie Schnittstellen zwischen Fachabteilung und System.

Mieterhöhung und Mietentwicklung

Betrachtung der Prozesse zur Mietanpassung, rechtlichen Prüfung, Kommunikation mit Mietern und systemseitigen Umsetzung.

Instandhaltungsmanagement

Analyse von Meldung, Beauftragung, Steuerung und Abrechnung von Instandhaltungsmaßnahmen sowie der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Dabei wird auch die enge Verzahnung mit der anschließenden Rechnungsbearbeitung berücksichtigt.

Kundenservice und Mieterkommunikation

Untersuchung der Kontaktpunkte zwischen Mietern und Unternehmen, Bearbeitungswege, Zuständigkeiten und Medienbrüche. Ziel ist es unter anderem, die Servicequalität zu verbessern und eine konsistente, nachvollziehbare Kommunikation sicherzustellen.

Reporting und Auswertungen

Betrachtet wird, welche Auswertungen benötigt werden, wie Daten entstehen, wie sie aufbereitet werden und wo Abweichungen zwischen System und Praxis bestehen.

Rechnungsdurchlauf

Analyse der Prozesse von Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Verbuchung und Zahlung – inklusive organisatorischer und systemischer Schnittstellen.

Diese acht Prozesse dienen als strukturierender Rahmen. Je nach Ausgangslage können einzelne Prozesse vertieft oder ergänzt werden, ohne die Vergleichbarkeit und Gesamtlogik zu verlieren.

Add-on: Strategische Personalplanung – der Mensch im Mittelpunkt der Prozessoptimierung

Ergänzend zum Prozesskompass bietet REcentric ein Add-on zur strategischen Personalplanung an. Ziel ist es, die im Rahmen der Prozessanalyse gewonnenen Erkenntnisse mit der personellen Realität im Unternehmen zu verzahnen und so die langfristige Leistungsfähigkeit der Organisation abzusichern.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der Verbindung von Prozessen, Rollen und Kompetenzen. Diese Perspektive basiert unter anderem auf der langjährigen Erfahrung von Janni Elze aus ihrer Tätigkeit bei der Aareon, wo sie als Personalverantwortliche für die DACH-Region die Workforce Transformation maßgeblich mitgestaltet hat. In diesem Kontext wurden Organisationsstrukturen, Rollenbilder und Kompetenzanforderungen im Zuge von Digitalisierung und Veränderungsprozessen strategisch weiterentwickelt.

Im Rahmen des Add-ons wird betrachtet, wie Prozesse tatsächlich von Menschen umgesetzt werden und welche personellen Voraussetzungen dafür notwendig sind. Dazu gehören unter anderem:

Analyse der aktuellen Mitarbeitersituation je Bereich

(z. B. Altersstruktur, Rollenverteilung, Entwicklungspotenziale)

Betrachtung von Renteneintritten und Nachfolgeregelungen

Ableitung zukünftiger Kompetenz- und Skill-Anforderungen

Verzahnung von Prozessanforderungen und personellen Ressourcen

Identifikation von Engpässen, Risiken und Entwicklungsfeldern

Auf dieser Basis entsteht eine belastbare Personal-Roadmap mit kurz-, mittel- und langfristigen Maßnahmen. Diese unterstützt Führungskräfte und HR dabei, Personalentscheidungen vorausschauend zu treffen und Teams gezielt weiterzuentwickeln – abgestimmt auf Prozesse, Organisation und strategische Ziele.

Die Dauer des Prozesskompasses hängt von der Größe des Unternehmens, der Organisationsstruktur und dem gewünschten Detailgrad ab. Aus Erfahrung empfiehlt REcentric jedoch, die Analysephase auf maximal zwei Monate zu begrenzen.

Ein kompakter Zeitraum stellt sicher, dass die gewonnenen Erkenntnisse aufeinander aufbauen, im Gesamtkontext betrachtet werden können und für alle Beteiligten präsent bleiben. Gleichzeitig wird vermieden, dass sich Prozesse während einer zu langen Analysephase bereits wieder verändern und die Ergebnisse an Aktualität verlieren.

Innerhalb dieses Zeitraums finden der Auftakt mit der Führungsebene, die Interviews mit den Mitarbeitenden sowie die Auswertung und Aufbereitung der Ergebnisse statt. Quick Wins werden – sofern möglich – direkt adressiert.

Die Umsetzung der identifizierten Optimierungspotenziale kann im Anschluss flexibel gestaltet werden. Je nach Umfang und Zielsetzung erfolgt diese schrittweise oder als längerfristiges Projekt, das entweder intern umgesetzt oder durch REcentric begleitet werden kann.

Der Prozesskompass und die begleitende Beratung von REcentric richten sich nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße, sondern an Organisationen mit komplexen Strukturen, gewachsenen Prozessen oder anstehenden Veränderungsvorhaben. Entscheidend ist weniger die Anzahl der Wohneinheiten als die organisatorische Ausgangslage.

Beratung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn mehrere Fachbereiche beteiligt sind, Prozesse über Jahre gewachsen sind oder größere Themen wie ERP-Einführungen, Reorganisationen oder strategische Neuausrichtungen anstehen. Auch bei begrenzten internen Ressourcen kann externe Unterstützung helfen, Projekte strukturiert voranzubringen und handlungsfähig zu bleiben.

REcentric arbeitet mit unterschiedlich großen Wohnungsunternehmen – von kleineren Organisationen mit schlanken Strukturen bis hin zu größeren, regional oder überregional aufgestellten Unternehmen. Der Prozesskompass ist dabei bewusst skalierbar aufgebaut und wird an die jeweilige Größe, Komplexität und Zielsetzung angepasst.